|
ส่วนที่ 1
|
|
การเก็บรักษา
|
|
|
|
|
|
|
ข้อ 52
|
การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
|
|
|
ข้อ 53
|
การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง
|
|
|
|
โดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
|
|
|
|
|
|
|
ข้อ 54
|
การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก
|
|
|
|
ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้
|
|
|
54.1
|
จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ท้ายระเบียบอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับสำหรับเจ้าของเรื่อง
|
|
|
|
และหน่วยเก็บเก็บไว้อย่างละฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
|
|
|
54.1.1
|
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
|
|
|
54.1.2
|
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
54.1.3
|
ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
54.1.4
|
เรื่องให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
|
|
|
54.1.5
|
อายุการเก็บหนังสือให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึงในกรณี ให้เก็บไว้ตลอดไป ให้ลงคำว่า ห้ามทำลาย
|
|
|
54.1.6
|
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด(ถ้ามี)
|
|
|
54.2
|
ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บ
|
|
|
|
ไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้น ๆ กำหนด
|
|
|
|
|
|
|
ข้อ 55
|
เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ ๕๔ แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือปฏิบัติดังนี้
|
|
|
55.1
|
ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น
|
|
|
|
และลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา
|
|
|
55.1.1
|
หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป
ให้ประทับตราคำว่า ห้ามทำลาย ด้วยหมึกสีแดง
|
|
|
55.1.2
|
หนังสือที่เก็บโดยมีกำหนดเวลา
ให้ประทับตราคำว่า เก็บถึง พ.ศ. ...
|
|
|
|
ด้วยหมึกสีน้ำเงิน
และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง
|
|
|
55.2
|
ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่ 20 ท้ายระเบียบโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
|
|
|
55.2.1
|
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
|
|
|
55.2.2
|
วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปีที่นำหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ
|
|
|
55.2.3
|
เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
55.2.4
|
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
55.2.5
|
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปย่อ
|
|
|
55.2.6
|
รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
|
|
|
55.2.7
|
กำหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่กำหนดในตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๕๕.๑
|
|
|
55.2.8
|
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
|
|
|
|
|
|
|
ข้อ 56
|
การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว
|
|
|
|
แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามข้อ ๕๔
|
|
|
|
ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้เมื่อหม ความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว
|
|
|
|
ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ๕๔และข้อ ๕๕ โดยอนุโลม
|
|
|
|
|
|
|
ข้อ 57
|
อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
|
|
|
57.1
|
หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฏหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
|
|
|
57.2
|
หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ
|
|
|
|
หนังสืออื่นใดที่ได้มีกฏหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว
|
|
|
|
การเก็บให้เป็นไปตามกฏหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
|
|
|
57.3
|
หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสร์ ขนบธรรมเนียมจารีต ประเพณี สถิติ หลักฐาน
|
|
|
|
หรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน
|
|
|
|
ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด
|
|
|
57.4
|
หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี
|
|
|
57.5
|
หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ
|
|
|
|
เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน
|
|
|
|
ซึ่งมิใช่เป็นเอกสารสิทธิ
หากเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี
|
|
|
|
ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้
|
|
|
|
|
|
|
ข้อ 58
|
ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราขการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ปี
|
|
|
|
นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น
ที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี
|
|
|
|
ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคมของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
|
|
|
58.1
|
หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฏหมายหรือ ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
|
|
|
58.2
|
หนังสือที่มีกฏหมาย ข้อบังคับ
หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไป กำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
|
|
|
58.3
|
หนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จัดทำบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี
|
|
|
|
ที่ขอเก็บเองส่งมอบให้กองจดหมายแห่งชาติ กรมศิลปกร
|
|
|
|
|
|
|
ข้อ 59
|
บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี
และบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี
|
|
|
|
ที่ขอเก็บเองอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการ ผู้มอบและกองจดหมายเหตุแห่งชาติ
|
|
|
|
กรมศิลปากร
ผู้รับมอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ
|
|
|
59.1
|
บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี
ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
|
|
|
59.1.1
|
ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕
ปี ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี
|
|
|
59.1.2
|
กระทรวง ทบวง
กรมกอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
|
|
|
59.1.3
|
วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบีญชี
|
|
|
59.1.4
|
แผนที่ ให้ลงเลขลำดับขอบแผ่นบัญชี
|
|
|
59.1.5
|
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนีงสือที่ส่งมอบ
|
|
|
59.1.6
|
รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บ
|
|
|
59.1.7
|
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
59.1.8
|
ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
59.1.9
|
เลขทะเบียบรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
59.1.10
|
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
|
|
|
59.1.11
|
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
|
|
|
59.1.12
|
ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อแบะวงเล็บชื่อ และนามสกุลด้วยตัวบรรจง พร้อมลงตำแหน่งของผู้มอบ
|
|
|
59.1.13
|
ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้รับมอบ
|
|
|
59.2
|
บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี
ที่ขอเก็บเอง ให้จัดตามแบบที่ 22 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
|
|
|
59.2.1
|
ชื่อบัญชีหนังสือครบ 25 ปี
ที่ขอเก็บเองประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี
|
|
|
59.2.2
|
กระทรวง ทบวง กรม
กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
|
|
|
59.2.3
|
วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบัญชี
|
|
|
59.2.4
|
แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
|
|
|
59.2.5
|
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง
|
|
|
59.2.6
|
รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
|
|
|
59.2.7
|
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
59.2.8
|
ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
59.2.9
|
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
|
|
|
59.2.10
|
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
|
|
|
|
|
|
|
ข้อ 60
|
หนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนดทำลาย ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสำคัญ
|
|
|
|
และประสงค์จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัติดังนี้
|
|
|
60.1
|
จัดทำบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่ ๒๓ ท้ายระเบียบอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
|
|
|
60.1.1
|
ชื่อบัญชีฝากหนังสือ
ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่จัดทำบัญชี
|
|
|
60.1.2
|
กระทรวง ทบวง กรม
กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
|
|
|
60.1.3
|
วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบัญชี
|
|
|
60.1.4
|
แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
|
|
|
60.1.5
|
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ
|
|
|
60.1.6
|
รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
|
|
|
60.1.7
|
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
60.1.8
|
ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนีงสือแต่ละฉบับ
|
|
|
60.1.9
|
เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
|
|
|
60.1.10
|
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนีงสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
|
|
|
60.1.11
|
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
|
|
|
60.1.12
|
ลงชื่อผู้ฝาก ให้ผู้ฝากลงลายมือและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้ง
|
|
|
|
ลงตำแหน่งของผู้ฝาก
|
|
|
60.1.13
|
ลงชื่อผู้รับฝาก ให้ผู้รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้ง
|
|
|
|
ลงตำแหน่งของผู้รับฝาก
|
|
|
60.2
|
ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือที่จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
|
|
|
60.3
|
เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากรตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้วให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสือ
|
|
|
|
แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน
|
|
|
|
หนังสือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรให้ถือว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการ
|
|
|
|
ผู้ฝากหากส่วนราชการ
ผู้ฝากต้องการใช้หนังสือหรือขอคืนให้ทำได้โดยจัดทำหลักฐานต่อกันไว้ให้ชัดแจ้ง
|
|
|
|
เมื่อถึงกำหนดการทำลายแล้ว ให้ส่วนราชการผู้ฝากดำเนินการตามข้อ ๖๖
|
|
|
ข้อ 61
|
การรักษาหนังสือ
ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส
|
|
|
|
หากชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิมหากสูญหายต้องหาสำเนามาแทนถ้าชำรุดเสียหาย
|
|
|
|
จนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย
|
|
|
|
ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฏหมายหรือหนังสือสำคัญที่เป็นการแสดงเอกสารสิทธิ
|
|
|
|
ก์ให้ดำเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน
|